Lifeplus Europe Limited

Beleid inzake gegevensbewaring

Wij zijn Lifeplus Europe Limited. Lifeplus Europe is een beheerder en verwerker van gegevens. Onze benoemde vertegenwoordiger voor gegevensbescherming is Sam Arnold. Onze statutaire zetel is gevestigd in Lifeplus House, Little End Road, Eaton Socon, St Neots, Cambridgeshire PE19 8JH, Engeland. Wij zijn bereikbaar op telefoonnummer +44 1480 224610, faxnummer +44 1480 224611 en via e-mail o info@lifeplus.com.

In dit beleid worden de verplichtingen van Lifeplus Europe uiteengezet ten aanzien van het bewaren van persoonsgegevens die worden verzameld, beheerd en verwerkt door het bedrijf in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU-verordening 2016/679) (hierna 'AVG' genoemd).

In de AVG worden 'persoonsgegevens' gedefinieerd als alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (een 'betrokkene'), die kan worden geïdentificeerd aan de hand van een identificatie, zoals een naam of een identificatienummer, bijvoorbeeld een pincode van Lifeplus of met een fysieke, fysiologische, genetische of andere sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

In de AVG wordt ook aangegeven wat 'bijzondere categorieën' persoonsgegevens zijn. Tot dergelijke gegevens behoren gegevens betreffende ras, etnische afkomst, politieke overtuiging, godsdienst, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens (indien deze worden gebruikt voor identificatie), gezondheid, seksueel gedrag of seksuele geaardheid van de betrokkene. Lifeplus verwerkt alleen van zijn werknemers persoonsgegevens die vallen onder de bijzondere categorie. De werkwijze op dit gebied wordt uiteengezet in het privacybeleid van Lifeplus voor werknemers en contractanten.

Krachtens de AVG is Lifeplus Europe verplicht om persoonsgegevens te bewaren op een manier waarbij identificatie van de betrokkenen niet langer mogelijk is dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Soms mogen deze gegevens langer worden opgeslagen, bijvoorbeeld wanneer de gegevens worden verwerkt voor statistische doeleinden (mits wij passende technische en organisatorische maatregelen treffen die in de AVG worden vereist ter bescherming van die gegevens).

Betrokkenen hebben bepaalde rechten met betrekking tot hun gegevens die wij verzamelen en bewaren. Deze rechten worden toegelicht in ons klantrechtenbeleid. U kunt dit beleid lezen op www.lifeplus.com/web-page/privacy-rights. Onder deze rechten valt ook het recht om persoonsgegevens te laten wissen en om te voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt in de volgende omstandigheden:

1. Wanneer de persoonsgegevens niet langer vereist zijn voor het doel waarvoor deze oorspronkelijk zijn verzameld of verwerkt;
2. Wanneer de betrokkene zijn of haar toestemming intrekt;
3. Wanneer de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens en Lifeplus Europe geen zwaarwegend, rechtmatig belang heeft;
4. Wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt (in strijd met de AVG); en
5. Wanneer de persoonsgegevens moeten worden verwijderd om te voldoen aan een wettelijke verplichting

Aanvullende regels hebben betrekking op de verwerking van persoonsgegevens betreffende de levering van diensten van de informatiemaatschappij aan een kind, maar deze zijn niet van toepassing op Lifeplus Europe.

Voor verdere informatie over gegevensbescherming en naleving van de AVG verwijzen wij u naar onze privacyverklaring, die u kunt vinden op www.lifeplus.com/web-page/privacy-notice. In de privacyverklaring worden de soorten persoonsgegevens beschreven die door het bedrijf worden bewaard en de redenen waarom deze worden verwerkt.

Het primaire doel van dit beleid is om aan te geven wat de beperkingen zijn bij het bewaren van persoonsgegevens en ervoor te zorgen dat deze beperkingen, en andere rechten van betrokkenen om gegevens te wissen, worden nageleefd. Dit beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die worden bewaard door Lifeplus Europe en door externe gegevensverwerkers die persoonsgegevens namens het bedrijf verwerken.

Persoonsgegevens die door Lifeplus Europe worden bewaard, worden op de volgende manieren en op de volgende locaties opgeslagen:

• Op de servers van het bedrijf in St Neots, Cambridgeshire in het Verenigd Koninkrijk en in Batesville, Arkansas in de Verenigde Staten
• Op servers van derden in het Verenigd Koninkrijk en in de Verenigde Staten
• Op computers die permanent zijn ondergebracht in de vestiging van het bedrijf in St Neots, Cambridgeshire en in Bedford, Bedfordshire in het Verenigd Koninkrijk en in Batesville, Arkansas in de Verenigde StatenS
• Op laptops, mobiele telefoons en andere mobiele apparaten die het bedrijf aan zijn werknemers heeft verstrekt
• Op computers en mobiele apparaten die het eigendom zijn van werknemers, agenten en onderaannemers, en die worden gebruikt in overeenstemming met het interne gegevensbeveiligingsbeleid van het bedrijf
• In papieren dossiers die zijn opgeslagen in St Neots, Bedford en Batesville.

Alle persoonsgegevens worden bewaard door Lifeplus Europe in overeenstemming met de vereisten van de AVG en de rechten van betrokkenen die daarin worden toegekend, zoals is uiteengezet in het klantrechtenbeleid van het bedrijf'. U kunt dit beleid lezen op www.lifeplus.com/web-page/privacy-rights.

Bij Lifeplus Europe zijn maatregelen genomen om de veiligheid van persoonsgegevens te beschermen en die alle werknemers moeten naleven:

• Alle papieren dossiers met persoonsgegevens, evenals eventuele elektronische kopieën op fysieke media moeten veilig worden opgeslagen
• Persoonsgegevens moeten te allen tijde met zorg worden gebruikt en mogen niet onbeheerd worden achtergelaten of zichtbaar zijn
• Computers die worden gebruikt om persoonsgegevens weer te geven, moeten altijd worden vergrendeld voordat deze onbeheerd worden achtergelaten
• De toegang tot persoonsgegevens (zoals klantgegevens en bankgegevens) is beperkt en deze gegevens mogen alleen worden gebruikt via goedgekeurde bedrijfsvoeringsmethoden en bedrijfssystemen, en mogen niet worden gebruikt door onbevoegd personeel. Het gebruik van eigen apparatuur van werknemers voor het verzenden van persoonsgegevens is niet toegestaan
• Persoonsgegevens (zoals klantgegevens en bankgegevens) mogen alleen worden verzameld voor een specifieke, uitdrukkelijk omschreven bewerking en mogen niet worden afgedrukt of op een andere wijze worden opgeslagen in enige vorm nadat de specifieke, uitdrukkelijk omschreven bewerking is voltooid
• Contractanten en andere partijen die namens het bedrijf persoonsgegevens verwerken, moeten alle bepalingen van het gegevensbeschermingsbeleid van het bedrijf en de AVG naleven

Alle werknemers en andere partijen die namens het bedrijf werken, krijgen training en worden volledig in kennis gesteld van hun individuele verantwoordelijkheden en de verantwoordelijkheden van het bedrijf onder de AVG.

Verschillende soorten persoonsgegevens, die voor verschillende doeleinden worden gebruikt, worden indien nodig gedurende verschillende perioden opgeslagen. Bij het vaststellen en/of beoordelen van bewaarperioden, met inachtneming van de vereisten van de AVG, houdt Lifeplus Europe rekening met de volgende factoren:

• De doelstellingen en vereisten van het bedrijf
• De aard van de betreffende persoonsgegevens
• Het doel of de doelen waarvoor de betreffende gegevens worden verzameld, bewaard en bewerkt
• De juridische basis van het bedrijf voor het verzamelen, bewaren en verwerken van die gegevens
• De categorie of categorieën van betrokkenen waarop de gegevens betrekking hebben

Niettegenstaande de gedefinieerde bewaarperioden, mogen bepaalde persoonsgegevens worden gewist of anderszins worden verwijderd vóór het verstrijken van de gedefinieerde bewaarperiode wanneer er binnen het bedrijf een beslissing wordt genomen om dit te doen (naar aanleiding van een verzoek van een betrokkene of anderszins).

Voor het bewaren van alle gegevens geldt dat er passende technische en organisatorische maatregelen moeten zijn genomen om de rechten en vrijheden van betrokkenen te beschermen, zoals vereist in de AVG.

Lifeplus Europe Limited

Geregistreerd in Engeland, bedrijfsnummer 3231785